Jusqu’à récemment, ma boîte mail était submergée de mails. Vous connaissez peut-être ça : tous les jours, le nombre de messages non lus dans ma boîte mail augmente, j’ai beau essayer de les traiter au fil de l’eau, il en reste un, puis deux, puis trois. Ça s’accumule, c’est un flot incessant.
Même en prenant le temps de les traiter tous les jours, c’est sans fin. Il y a un petit côté “mythe de Sisyphe”, on vide sa boîte mail tous les jours, tout ça pour la retrouver remplie de nouveau le lendemain.
Même en m’y tenant quelques jours, au bout d’une semaine, ça recommence, 150 emails non lus. Même en me désinscrivant de la plupart de mes newsletters et des services de “spams”, je reçois beaucoup de notifications, de rapports de traitement, des infos sur mes livraisons, des factures, etc.
C’est stressant, car au milieu de ce fouillis de mails pas très urgents, il y a souvent des mails très importants qu’il faut traiter MAINTENANT. Des clients, des collègues, des alertes sur des applications, etc.
Le système avec les quatre catégories par défaut de Gmail est sympa, mais pas assez puissant et pas assez fin.
J’ai trouvé une solution qui a l’air de marcher depuis quelque temps et qui me permet d’implémenter le “Inbox Zero en 5 minutes”. Dans cet article, je décris comment j’ai réussi à maîtriser ma boîte de réception en utilisant des filtres Gmail pour organiser et prioriser efficacement mes emails.
Les labels, c’est le système de dossier de Gmail, qui apparaît sur la gauche. Ils fonctionnent globalement comme des dossiers.
Je crée donc quelques labels pour les différentes typologies de messages que je reçois : CLIENT, COLLÈGUES, SYSADMIN, À SUPPRIMER, etc.
Personnellement, j’organise aussi mes labels en hiérarchie : on peut créer des sous-labels, comment CLIENT/A, CLIENT/B, etc.
On peut aussi configure GMAIL pour ne pas les afficher lorsqu’ils sont vides, l’application est beaucoup plus lisible comme ça.
Ensuite, les filtres de Gmail permettent de sélectionner automatiquement des messages qui arrivent dans la boîte et de les déplacer automatiquement dans le bon label. On peut filtrer basé sur le sujet, le corps du message, l’émetteur, les destinataires, etc.
Voici quelques idées de filtres que j’utilise :
On peut même ajouter des opérations automatiques, comme forward un message automatiquement :
Pour créer un label dans Gmail, suivez ces étapes simples :
Voici un exemple de structure que j’utilise :
Quelques notes :
Avec ces quelques labels, vous pouvez facilement voir comment je traite mes mails : Par exemple, je vérifie mon dossier Clients, même en vacances. Et si j’ai 200 mails non lus dans un dossier “MailingList”, je marque tout comme lu, je ne perds pas grand chose.
Évidemment, je ne trie pas mes entrants à la main, sinon on perd l’avantage de prioriser. J’utilise des filtres pour le faire automatiquement.
Le système de filtres de Gmail vous permet de trier automatiquement vos emails selon vos critères. Voici un guide étape par étape pour créer et appliquer des filtres :
Voici quelques exemples de filtres, en lien avec les labels décrits précédemment :
L’option “Passer la boîte de réception (Archiver)” est très utile pour simplifier votre boîte de réception en évitant que les emails filtrés n’apparaissent dans la liste des emails non lus. De plus, pensez à cocher “appliquer également le filtre aux conversations correspondantes” pour appliquer le filtre aux emails déjà présents dans votre boîte de réception.
Au début, vous devrez peut-être créer beaucoup de filtres pour organiser votre boîte de réception. Cependant, j’ai une astuce pour accélérer ce processus, que je décris plus loin dans l’article.
Grâce à ce système, tous les mails ayant des priorités similaires sont rassemblés ensemble. Par exemple, tout ce qui arrive dans ma paperasse, je le traite le mercredi, et j’ignore le reste du temps.
Il faut adapter le système à vos besoins, l’important est d’éviter le changement de contexte : restez concentré sur des tâches similaires en traitant les mails. On peut le faire progressivement en traitant son inbox tranquillement.
La méthode s’adapte à de nombreuses situations, que ce soit pour une boîte pro avec des clients, une boîte perso avec beaucoup de notifications, ou un mélange des deux.
Je gagne un temps précieux grâce à cela.
Adapté aux besoins des professionnels, freelancers, travailleurs à distance, entrepreneurs et support client, Percolate Mail est une application qui vous permet de créer ces filtres et de les manipuler très rapidement.
L’idée est très simple : au lieu de créer les filtres à la main, vous déplacez quelques mails dans les bons labels, puis Percolate déduit les filtres dont vous avez besoin. Cela permet de créer cette “Inbox Zero en Cinq Minute” sans y penser. On lance l’application une ou deux fois pour créer les filtres et le reste du temps on reste dans Gmail.
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